Uma comunicação eficaz é crucial para o sucesso de qualquer negócio. Bem como, a má comunicação leva a prazos perdidos, prejuízos financeiros, conflitos e funcionários infelizes. Eles, aliás, devem se sentir à vontade para trocar ideias e fornecer feedback para melhorar a empresa.
Equipes com bons hábitos de comunicação não acontecem por acaso. E neste texto, compartilhamos 3 dicas para ajudar os gestores e os supervisores a abrirem a fomentar um ambiente de colaboração entre suas equipes. Quer entender melhor sobre o tema? Então, continue conosco!
Resumo da Postagem
1- Use a tecnologia para se comunicar
Um dos maiores desafios – especialmente para equipes remotas – é a comunicação. Na verdade, é praticamente impossível fazê-lo em excesso com o home office.
Embora não resolva todos os seus problemas, pode valer a pena investir em softwares ou aplicativos como o Skype ou o Zoom. Essas ferramentas atuam como um elo e permitem que os usuários dialoguem por áudio e vídeo. No fim das contas, é tão fundamental quanto um projeto de climatização para residências localizadas em regiões muito quentes ou muito frias.
Os softwares dão a possibilidade de carregar, compartilhar e editar arquivos.
2- Defina uma agenda clara para cada reunião
A tecnologia facilitou o contato das equipes a qualquer momento. Textos, e-mails e bate-papos fazem com que o envio de informações seja feito a qualquer hora do dia ou da noite.
No entanto, as reuniões continuam sendo uma das maneiras mais usadas para debater novos projetos ou informações longas e complexas. Para garantir que você não esteja perdendo tempo, faça um plano com antecedência.
Definir uma agenda clara antes de cada reunião garante que haja maior eficácia e que todos os pontos sejam abordados e não há riscos de esquecer aquela pauta referente a um novo modelo de transformador de solda, por exemplo.
Sem uma agenda, os participantes tendem a se desviar e perder informações importantes. Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a começar a planejar o esboço de sua reunião:
- Quem vai falar?;
- Quais tópicos precisam ser abordados?;
- Qual é o objetivo ou propósito da reunião?;
- Quanto tempo cada pessoa terá e qual será o tópico?;
- Quanto tempo é necessário para perguntas?;
- Que materiais precisam ser distribuídos antes da reunião (e houver)?.
3 – Agende atualizações regulares
Quanto mais você verificar sua equipe e sua carga de trabalho, melhor. Fazer reuniões diárias ou semanais – seja por meio de videoconferência ou presenciais, em departamentos específicos – pode ajudar a resolver os obstáculos antes que se tornem problemas sérios, como se fizesse a manutenção de compressores, antes mesmo de apresentarem defeitos.
A comunicação constante ajuda a revelar possíveis problemas com fluxos de trabalho. Um simples check-in garante que todos estejam ‘falando a mesma língua’ e em boa forma para concluir suas tarefas.
Por exemplo, você pode atribuir 3 perguntas à sua equipe toda sexta-feira, que são:
- O que eles conseguiram esta semana?;
- O que está no radar deles na próxima semana?;
- Que obstáculos ou desafios estão encontrando?.
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Este artigo foi escrito por Éder Pessôa, criador de conteúdo do Soluções Industriais
